Descriptif du poste

Au sein du bureau parisien de l’agence, l’office manager est responsable du bon fonctionnement des bureaux, de sa coordination et de sa supervision. Diplomate, force de proposition et disposant d’un grand sens de la confidentialité, sa mission première est de veiller au bien-être des équipes à travers la mise en oeuvre des orientations de la direction et le support aux directeurs de pôle de l’entreprise au jour le jour et de la directrice administrative et financière (DAF). Apaisant(e) et psychologue, il ou elle dispose d’une autonomie relative d’action et de décision et assume un rôle d’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs extérieurs.

 

Les tâches principales de l’office manager sont les suivantes :

 

  • Traitement du courrier et livraisons, entrants et sortants
  • Accueil et prise en charge des contacts téléphoniques entrants
  • Gestion des commandes de fournitures de bureau
  • Entretien et bonne tenue des locaux, gestion des prestataires
  • Gestion des agendas de la direction et des managers
  • Réservation de restaurants / salles
  • Mise à jour et garantie de la bonne tenue du CRM, en ligne avec notre politique de traitement des données (RGPD)
  • Réception et traitement des demandes d’achats et de voyages de l’équipe
  • Prise en charge du classement de la correspondance et des factures entrantes
  • Gestion des abonnements téléphoniques, informatiques et de la flotte de smartphones
  • Gestion des abonnements presse
  • Point de contact RH de référence au sein de l’entreprise
  • Préparation de documents RH  pour validation par la DAF
  • Gestion des demandes d’absence et tenue des comptes de RTT et de congés
  • Accueil des nouveaux arrivants et préparation de leur poste de travail

 

Votre profil

Doté(e) de bonnes qualités rédactionnelles, d’un sens du contact humain et d’une bonne humeur communicative, vous êtes rigoureux(se) et avez le sens du collectif.

 

Qualités requises :

  • Très bonne maîtrise de l’anglais (indispensable) 
  • Sens de l’organisation, capacité à hiérarchiser les priorités
  • Compréhension des principales problématiques RH et notions juridiques
  • A l’écoute, conciliant(e), bienveillant(e) et sûr(e) de soi
  • Maîtrise des outils informatiques, en particulier excel et word (ou ses équivalents Google sheets et docs)

 

Expérience :

  • Première expérience de trois ans minimum pour des fonctions similaires ou proches (assistanat de direction).

 

Etudes :

  • Bac + 2 à bac + 4 en secrétariat, assistanat de direction, administration d’entreprise, management.