DÉTAILS DE L’ANNONCE

Descriptif du poste

Au sein du bureau parisien du Groupe, le ou la cheffe de bureau est responsable du bon fonctionnement de l’environnement de travail, physique comme numérique. Diplomate, force de proposition et disposant d’un grand sens de la confidentialité, il ou elle veille au bien-être des équipes à travers la mise en oeuvre des orientations de la direction. Il ou elle assume un rôle d’interface entre l’entreprise et ses prestataires extérieurs, et maîtrise parfaitement les outils numériques utilisés au sein de l’entreprise. Enfin, l’Office manager se rend disponible en soutien administratif à la direction du Groupe.

Rattaché(e) à la Directrice administrative et financière (DAF), il ou elle dispose d’une autonomie relative d’action et de décision.

Les tâches principales de l’Office manager sont les suivantes :

Gestion des bureaux et des achats

  • Traitement du courrier et livraisons, entrants et sortants
  • Accueil et prise en charge des contacts téléphoniques entrants
  • Gestion des commandes des fournitures de bureau
  • Entretien et bonne tenue des locaux, gestion des prestataires 
  • Réservation de restaurants / salles
  • Réception et traitement des demandes d’achats et de voyages de l’équipe
  • Gestion des abonnements presse et informatiques

Gestion de l’environnement numérique

  • Gestion de la flotte de smartphones et d’ordinateurs
  • Gestion des abonnements téléphoniques et de l’ensemble des outils numériques
  • Accueil des nouveaux arrivants (création des adresses mails, etc.) et préparation de leur outil de travail
  • Gestion du logiciel de suivi RH

Assistance à la direction et assistance administrative

  • Assistance à la direction
  • Point de contact de référence au sein de l’entreprise pour l’ensemble des procédures internes
  • Suivi et mise à jour du livre des procédures internes
  • Préparation de documents pour signature et suivi jusqu’à l’archivage
  • Prise en charge du classement de la correspondance et de tous documents administratifs
  • Mise à jour et garantie de la bonne tenue de la base de contacts, en ligne avec notre politique de traitement des données (RGPD)

 

VOTRE PROFIL

Doté(e) de bonnes qualités rédactionnelles, d’un sens du contact humain et d’une bonne humeur communicative, vous êtes rigoureux(se) et avez le sens du collectif.

Qualités requises

 

  • Très bonne maîtrise du français et de l’anglais (indispensable) 
  • Sens de l’organisation, sens de l’initiative, rigoureux(se), capacité à hiérarchiser les priorités
  • A l’écoute, conciliant(e), bienveillant(e) et sûr(e) de soi
  • Maîtrise des outils informatiques, en particulier excel et word (ou ses équivalents Google sheets et docs)

 

Expérience 

  • Première expérience de trois ans minimum pour des fonctions similaires ou proches (assistanat de direction)

Etudes

  • Bac + 2 à bac + 4 en secrétariat, assistanat de direction, administration d’entreprise, management.

A PROPOS D’EUROS / AGENCY GROUP

Créée en 2012 par Mathieu Collet et Martin Wittenberg, Euros / Agency Group est l’une des grandes références de la communication stratégique et des affaires publiques en France et au niveau européen. Indépendant, le groupe est basé à Paris, Bruxelles, Marseille et Casablanca. Il accompagne les dirigeants dans l’installation de leur marque, le développement de leur notoriété et leur lobbying avec un souci éthique permanent.  

Structuré autour de quatre pôles – Communication Corporate & Crise (CORP), Relations publics et communication d’engagement (BRAND), Affaires Publiques & Diplomatie Publique (PA), Affaires Européennes (EUPA) – le groupe compte également une entité africaine baptisée “Euros / Agency AFRICA”. Il accompagne des clients de secteurs traditionnels et a développé des expertises pointues dans de nombreux domaines : économie numérique, santé, finance, infrastructures, sport, médias, etc.

Positionné sur une offre haut de gamme, le groupe a été précurseur en décloisonnant les pratiques, avec une démarche intégrée Affaires publiques et Communication. Cette culture multiple et son ouverture internationale constituent son ADN. 

Clients et missions

Nos clients ont des profils variés : entreprises privées à forts enjeux de réputation dans des secteurs différents (Économie numérique, services, biens de consommation, environnement, tourisme, finance, etc.), institutions publiques et parapubliques, fondations, ONG, collectivités, personnalités publiques, gouvernements. 

L’agence compte un portefeuille actif d’une centaine de clients accompagnés sur le long terme mobilisant l’ensemble de nos métiers. Une part importante de nos clients ont un profil international et ont l’anglais comme langue de travail.

Environnement de travail

L’agence possède un esprit convivial tout en maintenant un très fort niveau d’exigence qui va de pair avec une attention portée à l’équilibre vie professionnelle / vie privée. L’équipe se déplace fréquemment en France (métropolitaine et DOM-TOM), en Afrique, au Moyen-Orient, en Belgique et partout en Europe.

 

Nous recherchons des collaborateurs à fort potentiel ayant l’envie de participer à la dynamique d’une agence en pleine expansion, intéressés par les enjeux de société, sociables, ayant une capacité à mener plusieurs projets de front et disposant d’autant de rigueur que d’esprit d’initiative.